Stage – Étudiant·e en formation Archives

- Poursuivre une formation dans le domaine des archives

- Souhaiter développer vos compétences dans le traitement d’un fonds administratif et découvrir les enjeux spécifiques de la gestion des archives au sein d’un établissement public de santé.

- Êtes rigoureux(se), organisé(e), méthodique et intéressé(e) par :

• la gestion documentaire ;
• la conservation et la valorisation des archives ;
• les enjeux de confidentialité liés aux dossiers administratifs.

- Une connaissance des principes fondamentaux de l’archivistique publique serait appréciée.

Lieu du stage : Centre hospitalier Durécu-Lavoisier - Darnétal 

Service d’accueil : Ressources Humaines

Durée du stage : À définir selon la formation et les contraites pédagogiques

Niveau recherché : Étudiant(e) en formation Archives (BUT, licence professionnelle, master ou formation équivalente)

Contexte

Le Centre Hospitalier Durécu-Lavoisier souhaite renforcer l’organisation et la valorisation de ses archives administratives, notamment les dossiers individuels des agents conservés au sein du service des Ressources Humaines.

Dans ce cadre, l’établissement recherche un(e) stagiaire en formation Archives afin de participer au traitement d’un fonds documentaire RH, dans le respect de la réglementation applicable aux archives publiques.

Le stage permettra de travailler sur un fonds concret lié à la gestion des carrières des agents hospitaliers et de contribuer à l’amélioration des pratiques de conservation, de classement et de gestion documentaire.

Missions confiées

Sous l’encadrement du Responsable des Ressources Humaines et en lien avec les référentiels archivistiques applicables, le/la stagiaire participera notamment aux missions suivantes :

- Reclassement, récolement détaillé et conditionnement des dossiers individuels des agents dont la durée d’utilité administrative (DUA) n’est pas échue ;

- Analyse et tri des dossiers selon les règles applicables aux archives publiques ;

- Identification et séparation des dossiers arrivés à échéance de leur DUA et de ceux devant être conservés ;

- Préparation des fonds en vue de leur conservation, versement ou élimination ;

- Rédaction des bordereaux de versement et des bordereaux d’élimination ;

- Participation à la structuration et à l’amélioration du classement des dossiers agents ;

- Contribution à la sécurisation et à la fiabilisation de la gestion des archives RH.

Cadre réglementaire

Les travaux seront réalisés dans le respect de la réglementation relative aux archives publiques, notamment les dispositions du Livre II du Code du patrimoine.

Les règles de tri, de sélection, de conservation et d’élimination s’appuieront sur les instructions et circulaires applicables aux archives publiques ainsi que sur les critères de tri définis lors des précédentes phases de traitement.

Ce que le stage vous permettra d’acquérir

• Une expérience concrète dans le traitement d’un fonds d’archives publiques ;
• La mise en pratique des règles de tri, classement, conservation et élimination ;
• Une découverte du fonctionnement d’un service RH hospitalier et de ses enjeux documentaires ;
• Une participation à un projet structurant d’amélioration de la gestion documentaire.